Asistente Administrativa

CIS International

Job Location:

Alameda County, CA - USA

Monthly Salary: Not Disclosed

Posted on: 4 days ago

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

Responsabilidades:

Las tareas y responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen organizar estructurar dirigir y supervisar las actividades de administración de la oficina así como también brindar apoyo para garantizar el funcionamiento óptimo y eficiente de la oficina.
Brindará asistencia directa al Presidente y Vicepresidente en tareas variadas relacionadas a la logística de las operaciones administrativas financieras legales de recursos humanos y de facilidades y utilidades de la empresa.
Establecerá herramientas efectivas de trabajo y comunicación con empleados de la empresa para garantizar cumplimiento y eficiencia.
Es responsable de documentación confidencial sensitiva y privilegiada.
Está familiarizada con una variedad de conceptos prácticas y procedimientos del campo. Debe tener la capacidad para comunicarse de manera efectiva presencialmente por teléfono y correo electrónico lo que garantiza que todas las tareas de su puesto se completen con precisión y se entreguen con alta calidad de manera oportuna.
Implementa soluciones efectivas que faciliten la optimización de procesos de la empresa; crea iniciativas administrativas y de recursos humanos; gestiona soluciones; aplica la creatividad iniciativa y liderazgo en sus funciones y sirve de mentor a la Gerencia.
Recepción: Atiende empleados contratistas suplidores clientes y público en general aplicando destrezas de buen servicio al cliente. Atiende y canaliza solicitudes de servicio. Apoya y soluciona gestiones con eficiencia y siguiendo los canales de comunicación y las líneas de mando efectivamente.
Cuadro Telefónico -Recibe canaliza toma y entrega mensajes gestiona llamadas con el personal de la empresa aplicando la etiqueta profesional de ambiente de negocios. Aplica procesos administrativos para gestionar acciones con independencia solucionar peticiones y sigue normas de confidencialidad en el manejo de información.
Correspondencia - Manejar correspondenciay correo electrónico. Llevar a cabo tareas administrativas tales como: archivar redactar copiar encuadernar escanear entre otros.
Comunicación - Producir y distribuir memos cartas formularios minutas informes tablas gráficas presentaciones formas oficiales correos electrónicos entre otros. El principal método de distribución de correspondencia es a través de correo electrónico.
Archivo Recopilar organizar y archivar documentos en expedientes administrativos tanto físicos como electrónicos.
Seguros Lleva monitoreo de fechas de renovación de los seguros de la empresa y coordina con el Agente de Seguros de ésta los procesos de renovación correspondientes. Solicita certificados y los envía a clientes según solicitados.
Reuniones - Organizar y agendar reuniones con personal gerencial de la empresa empleados CPA consultores suplidores entre otros.
Compras e Inventario Revisar y aprobar cotizaciones tramitar y auditar órdenes de compra coordinar despacho recibir facturas y canalizar éstas para pago. Realizar y actualizar inventario y registro de propiedad.
Expedientes de Personal y Actividades de apoyo al Personal Mantener actualizados documentos de expedientes de personal tramitar autorización de solicitudes de licencias de vacaciones/enfermedad u otras con el personal y referir licencias aprobadas por los supervisores de la empresa al área de Nómina. Proveer orientación al personal sobre políticas de la empresa para el manejo de situaciones particulares.
Nómina Prepara hojas de asistencia para contratistas así como otros documentos relacionados a registro de labor los facilita al personal los colecta analiza calcula gestiona aprobaciones mediante firmas y los canaliza al personal encargado de su procesamiento.
1. En ausencia del personal a cargo gestiona el procesamiento de nómina semanal de la empresa a través del sistema ADP.
Cuentas por Cobrar Apoya la gestión de seguimiento a cuentas por cobrar mediante llamadas correos electrónicos y otros medios. Realiza depósitos bancarios recibe pagos con tarjetas de crédito y débito en el terminal de la oficina y envía recibos de pagos a clientes.
Cuentas por Pagar Apoya la gestión de recibir registrar y canalizar documentación al personal de Cuentas a Pagar para pagos a suplidores y proveedores de servicio.
Arreglos de Viaje Organizar gestionar coordinar compra de boletos aéreos transportación terrestre reservaciones de hotel reservaciones de restaurantes alquiler de auto entre otros.
Asegurar el funcionamiento del equipo de oficina - Pedir reparaciones y revisar funcionamiento. Recibirá apoyo de sus supervisores y encargado de taller.
Manejar información sensitiva de manera confidencial.
Otras tareas y actividades según sean delegadas por su Supervisor(a) Inmediato(a).

Requerimientos del Puesto:

Educación:
- Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina Administración de Empresas o disciplina relacionada
- Bilingüe (español-inglés)
Experiencia:
- Dos a cinco (2-5) años de experiencia directa en procesos administrativos alineados a la industria privada.
- Programas: Quickbooks Online Microsoft Office: Word Excel PowerPoint Publisher Outlook Popular Business Access Sistema de nómina / asistencia (ADP o similar) terminal ATH/Tarjetas de Crédito.
- Internet y correo electrónico.
Habilidades:
- Orientado al servicio al cliente.
- Conocimiento en procedimientos y sistemas administrativos.
- Habilidad de manejo de tiempo.
- Habilidad para realizar múltiples tareas y priorizar trabajo.
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Fuertes habilidades de organización y planificación.
- Habilidad para resolver problemas.
- Capacidad de trabajar bajo mínima supervisión liderar equipos de trabajo apoyar personal administrativo y brindar mentoría.
- Responsabilidad puntualidad proactividad iniciativa organización confidencialidad.
Otros:
- Licencia de conducir vigente para PR aplica Seguro Social Choferil para gestiones oficiales de la empresa.

Contexto de Trabajo:

Empleo W2 no exento en San Lorenzo.
Clasificación: Regular (luego de aprobar periodo probatorio).
Horario de trabajo administrativo de lunes a viernes.
Jornada semanal: 30-40 horas.
Trabajo clerical de oficina.
Trabajo en posición sentada 80% y posición de pie 20%.
Trabajo presencial 100% salvo situaciones que permitan trabajo remoto.
Visita a agencias suplidores u otros para gestiones oficiales en auto propio 10%.
Manejo de cuadro telefónico 95%.
Manejo de sistemas electrónicos tales como internet correo electrónico calendario sistema de contabilidad sistema de asistencia y nómina sistema bancario servidor 97%.

Required Experience:

Junior IC

Responsabilidades:Las tareas y responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen organizar estructurar dirigir y supervisar las actividades de administración de la oficina así como también brindar apoyo para garantizar el funcionamiento óptimo y eficiente de la oficina.Brindará asistencia dire...

Responsabilidades:

Las tareas y responsabilidades del Asistente Administrativo incluyen organizar estructurar dirigir y supervisar las actividades de administración de la oficina así como también brindar apoyo para garantizar el funcionamiento óptimo y eficiente de la oficina.
Brindará asistencia directa al Presidente y Vicepresidente en tareas variadas relacionadas a la logística de las operaciones administrativas financieras legales de recursos humanos y de facilidades y utilidades de la empresa.
Establecerá herramientas efectivas de trabajo y comunicación con empleados de la empresa para garantizar cumplimiento y eficiencia.
Es responsable de documentación confidencial sensitiva y privilegiada.
Está familiarizada con una variedad de conceptos prácticas y procedimientos del campo. Debe tener la capacidad para comunicarse de manera efectiva presencialmente por teléfono y correo electrónico lo que garantiza que todas las tareas de su puesto se completen con precisión y se entreguen con alta calidad de manera oportuna.
Implementa soluciones efectivas que faciliten la optimización de procesos de la empresa; crea iniciativas administrativas y de recursos humanos; gestiona soluciones; aplica la creatividad iniciativa y liderazgo en sus funciones y sirve de mentor a la Gerencia.
Recepción: Atiende empleados contratistas suplidores clientes y público en general aplicando destrezas de buen servicio al cliente. Atiende y canaliza solicitudes de servicio. Apoya y soluciona gestiones con eficiencia y siguiendo los canales de comunicación y las líneas de mando efectivamente.
Cuadro Telefónico -Recibe canaliza toma y entrega mensajes gestiona llamadas con el personal de la empresa aplicando la etiqueta profesional de ambiente de negocios. Aplica procesos administrativos para gestionar acciones con independencia solucionar peticiones y sigue normas de confidencialidad en el manejo de información.
Correspondencia - Manejar correspondenciay correo electrónico. Llevar a cabo tareas administrativas tales como: archivar redactar copiar encuadernar escanear entre otros.
Comunicación - Producir y distribuir memos cartas formularios minutas informes tablas gráficas presentaciones formas oficiales correos electrónicos entre otros. El principal método de distribución de correspondencia es a través de correo electrónico.
Archivo Recopilar organizar y archivar documentos en expedientes administrativos tanto físicos como electrónicos.
Seguros Lleva monitoreo de fechas de renovación de los seguros de la empresa y coordina con el Agente de Seguros de ésta los procesos de renovación correspondientes. Solicita certificados y los envía a clientes según solicitados.
Reuniones - Organizar y agendar reuniones con personal gerencial de la empresa empleados CPA consultores suplidores entre otros.
Compras e Inventario Revisar y aprobar cotizaciones tramitar y auditar órdenes de compra coordinar despacho recibir facturas y canalizar éstas para pago. Realizar y actualizar inventario y registro de propiedad.
Expedientes de Personal y Actividades de apoyo al Personal Mantener actualizados documentos de expedientes de personal tramitar autorización de solicitudes de licencias de vacaciones/enfermedad u otras con el personal y referir licencias aprobadas por los supervisores de la empresa al área de Nómina. Proveer orientación al personal sobre políticas de la empresa para el manejo de situaciones particulares.
Nómina Prepara hojas de asistencia para contratistas así como otros documentos relacionados a registro de labor los facilita al personal los colecta analiza calcula gestiona aprobaciones mediante firmas y los canaliza al personal encargado de su procesamiento.
1. En ausencia del personal a cargo gestiona el procesamiento de nómina semanal de la empresa a través del sistema ADP.
Cuentas por Cobrar Apoya la gestión de seguimiento a cuentas por cobrar mediante llamadas correos electrónicos y otros medios. Realiza depósitos bancarios recibe pagos con tarjetas de crédito y débito en el terminal de la oficina y envía recibos de pagos a clientes.
Cuentas por Pagar Apoya la gestión de recibir registrar y canalizar documentación al personal de Cuentas a Pagar para pagos a suplidores y proveedores de servicio.
Arreglos de Viaje Organizar gestionar coordinar compra de boletos aéreos transportación terrestre reservaciones de hotel reservaciones de restaurantes alquiler de auto entre otros.
Asegurar el funcionamiento del equipo de oficina - Pedir reparaciones y revisar funcionamiento. Recibirá apoyo de sus supervisores y encargado de taller.
Manejar información sensitiva de manera confidencial.
Otras tareas y actividades según sean delegadas por su Supervisor(a) Inmediato(a).

Requerimientos del Puesto:

Educación:
- Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina Administración de Empresas o disciplina relacionada
- Bilingüe (español-inglés)
Experiencia:
- Dos a cinco (2-5) años de experiencia directa en procesos administrativos alineados a la industria privada.
- Programas: Quickbooks Online Microsoft Office: Word Excel PowerPoint Publisher Outlook Popular Business Access Sistema de nómina / asistencia (ADP o similar) terminal ATH/Tarjetas de Crédito.
- Internet y correo electrónico.
Habilidades:
- Orientado al servicio al cliente.
- Conocimiento en procedimientos y sistemas administrativos.
- Habilidad de manejo de tiempo.
- Habilidad para realizar múltiples tareas y priorizar trabajo.
- Excelente comunicación verbal y escrita.
- Fuertes habilidades de organización y planificación.
- Habilidad para resolver problemas.
- Capacidad de trabajar bajo mínima supervisión liderar equipos de trabajo apoyar personal administrativo y brindar mentoría.
- Responsabilidad puntualidad proactividad iniciativa organización confidencialidad.
Otros:
- Licencia de conducir vigente para PR aplica Seguro Social Choferil para gestiones oficiales de la empresa.

Contexto de Trabajo:

Empleo W2 no exento en San Lorenzo.
Clasificación: Regular (luego de aprobar periodo probatorio).
Horario de trabajo administrativo de lunes a viernes.
Jornada semanal: 30-40 horas.
Trabajo clerical de oficina.
Trabajo en posición sentada 80% y posición de pie 20%.
Trabajo presencial 100% salvo situaciones que permitan trabajo remoto.
Visita a agencias suplidores u otros para gestiones oficiales en auto propio 10%.
Manejo de cuadro telefónico 95%.
Manejo de sistemas electrónicos tales como internet correo electrónico calendario sistema de contabilidad sistema de asistencia y nómina sistema bancario servidor 97%.

Required Experience:

Junior IC