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Assistente Executiva

Largo Tempo

Job Location:

Lisbon - Portugal

Monthly Salary: Not provided by the employer

Experience Required: 5years

Posted: 12 August 2026 (7 days ago)

Application Deadline: 9 November 2026

Vacancies: 1 Vacancy

Job Summary

Quem somos

O Grupo Largo Tempo procura reforçar a sua equipa administrativa com a contratação de uma Assistente Executiva responsável por assegurar o suporte administrativo documental logístico e operacional às diferentes empresas do Grupo contribuindo simultaneamente para o apoio organizacional à Administração.

Procuramos profissional experiente com percurso profissional consolidado em funções de secretariado e apoio administrativo altamente organizada e proativa garantindo o bom funcionamento dos escritórios a coordenação dos serviços de suporte e o acompanhamento administrativo de assuntos da Administração.

Missão da Função

Assegurar o funcionamento eficiente dos serviços administrativos e de apoio das empresas do Grupo Largo Tempo garantindo a gestão documental a coordenação operacional dos escritórios a gestão dos serviços de suporte e o apoio administrativo à Administração contribuindo para a organização eficiência e bom funcionamento da atividade empresarial.

Principais Responsabilidades

Gestão Administrativa e Documental

Receber registar distribuir e arquivar correspondência física e eletrónica.
Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais das empresas do Grupo.
Garantir o correto registo organização e controlo da documentação administrativa.
Assegurar a atualização dos sistemas de arquivo documental e plataformas de partilha de documentos.
Apoiar a gestão e controlo de contratos licenças seguros e outra documentação administrativa.
Elaborar mapas listagens relatórios e documentação de suporte à atividade.

Coordenação Operacional dos Escritórios

Zelar pelo bom funcionamento dos escritórios e espaços de trabalho.
Identificar necessidades operacionais e coordenar a respetiva resolução.
Articular com fornecedores e prestadores de serviços externos.
Solicitar e acompanhar orçamentos para serviços de manutenção e apoio.
Garantir a adequada organização das salas de reuniões e espaços comuns.

Gestão de Economato Serviços Gerais e Frota

Gerir necessidades de economato e consumíveis das diferentes localizações.
Coordenar serviços de apoio ao funcionamento dos escritórios.
Assegurar o acompanhamento administrativo da frota automóvel do Grupo.
Coordenar inspeções revisões manutenções seguros e processos de aluguer de viaturas.
Acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva das instalações.

Apoio Administrativo aos Departamentos

Prestar suporte administrativo às diferentes áreas da organização.
Assegurar o expediente administrativo geral das empresas do Grupo.
Apoiar a organização documental de projetos e iniciativas internas.
Garantir o encaminhamento eficiente de informação e pedidos entre departamentos.

Apoio à Administração

Organizar viagens e deslocações nacionais e internacionais da Administração incluindo reservas alojamento e transportes.
Assegurar a preparação da documentação necessária para deslocações e viagens.
Apoiar a organização de reuniões e compromissos da Administração.
Preparar documentação apresentações e informação de suporte sempre que solicitado.
Efetuar o tratamento e encaminhamento de correspondência dirigida à Administração.
Apoiar na elaboração de mapas de despesas e no acompanhamento administrativo de assuntos correntes.

Atendimento e Suporte Logístico

Receber clientes fornecedores parceiros e visitantes.
Assegurar o atendimento telefónico e o encaminhamento de chamadas.
Apoiar a organização de eventos corporativos formações e reuniões internas.
Garantir o apoio logístico necessário às atividades da empresa.

Requisitos

Formação profissional ou superior em Secretariado Secretariado de Direção Assessoria de Administração Gestão Administrativa ou área similar (preferencial).
Experiência profissional mínima de 5 a 10 anos em funções de secretariado apoio administrativo ou assessoria administrativa.
Experiência na gestão de tarefas administrativas diversificadas e contacto com múltiplos interlocutores.
Bons conhecimentos de Microsoft Office nomeadamente Outlook Word e Excel.
Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades.
Elevado sentido de responsabilidade rigor e confidencialidade.
Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
Perfil autónomo proativo e orientado para a resolução de problemas.
Capacidade para gerir vários assuntos em simultâneo e responder a contextos exigentes.

Valorizamos

Experiência profissional em assessoria de escritório (obrigatório)
Experiência profissional em apoio a Diretores ou Administração (preferencial)
Experiência na organização de viagens e deslocações profissionais.
Conhecimentos de gestão documental.
Valorizamos percursos profissionais marcados pela estabilidade continuidade e dedicação às organizações onde desempenharam funções.

Vantagens

Integração num Grupo empresarial sólido e em crescimento.
Função diversificada e transversal à organização.
Contacto próximo com diferentes áreas de negócio.
Estabilidade profissional e oportunidade de desenvolvimento.
Remuneração compatível com a experiência e qualificações demonstradas.
Atribuição de dia de férias extra em dia de aniversário;
Plano de saúde (de acordo com o procedimento da empresa);
Subsídio de alimentação 9/dia;
Subsídio de transporte;

A LARGO TEMPO está comprometida com a Sustentabilidade e a concretização dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável. Esta oferta destina-se a qualquer pessoa que cumpra os requisitos exigidos independentemente da sua condição. Comprometemo-nos a dar Igualdade de Tratamento e de Oportunidades a qualquer candidato e opomo-nos à discriminação em todas as suas formas.

Caso reúna os requisitos apresentados e demonstre interesse na oferta envie candidatura acompanhada de CV para indicando no assunto " Assistente Executiva ".

Required Skills:

Formação profissional ou superior em Secretariado Secretariado de Direção Assessoria de Administração Gestão Administrativa ou área similar (preferencial). Experiência profissional mínima de 5 a 10 anos em funções de secretariado apoio administrativo ou assessoria administrativa. Experiência na gestão de tarefas administrativas diversificadas e contacto com múltiplos interlocutores. Bons conhecimentos de Microsoft Office nomeadamente Outlook Word e Excel. Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades. Elevado sentido de responsabilidade rigor e confidencialidade. Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal. Perfil autónomo proativo e orientado para a resolução de problemas. Capacidade para gerir vários assuntos em simultâneo e responder a contextos exigentes. Valorizamos Experiência profissional em assessoria de escritório (obrigatório) Experiência profissional em apoio a Diretores ou Administração (preferencial) Experiência na organização de viagens e deslocações profissionais. Conhecimentos de gestão documental. Valorizamos percursos profissionais marcados pela estabilidade continuidade e dedicação às organizações onde desempenharam funções.

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