Responsable de la coordination des activités administratives et événementielles

Responsabilités principales

Appui administratif et coordination interne:

• Apporter une assistance de direction administrative complète au Chef du Centre notamment en assurant la gestion de son agenda le suivi des priorités des délais et des échéances ainsi que la coordination avec les parties prenantes concernées afin daméliorer lefficacité des processus de travail.
• Anticiper et préparer activement les réunions les événements et les missions en veillant à ce que le Chef du Centre dispose en amont de lensemble des informations de la documentation et des éléments de contexte pertinents et à ce que les dossiers relatifs aux réunions auxquelles il doit participer soient à jour.
• Gérer les flux dinformation conseiller le Chef du Centre sur un large éventail de questions internes et externes portant aussi bien sur des travaux de substance que sur des questions dorganisation signaler les enjeux prioritaires et les problématiques sensibles et proposer des solutions le cas échéant.
• Assurer la coordination de processus administratifs complexes notamment la gestion de la documentation la diffusion de linformation et le traitement de la correspondance en veillant en permanence à lexactitude des informations et au respect de la confidentialité.
• Mettre au point et tenir à jour un système efficace de suivi des tâches administratives des échéances et des points appelant une action afin de traiter de manière proactive les problèmes et datténuer les risques dès leur apparition.
• Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes en faisant preuve de professionnalisme de réactivité et de discrétion en toutes circonstances.

Planification des missions et coordination des déplacements:

• Jouer un rôle moteur dans lorganisation des missions officielles et des déplacements du Chef du Centre et des membres de son équipe en assurant la gestion logistique et lélaboration des itinéraires et en suivant de près le détail des dépenses.

Gestion des réunions et des événements :

• Piloter la planification et la mise en œuvre dateliers de réunions de colloques et de conférences de haut niveau en gérant lensemble des aspects logistiques notamment le choix des lieux lélaboration des ordres du jour la coordination des participantes et lappui opérationnel sur site.
• Préparer et diffuser les documents de réunion présentations et notes dinformation en veillant à leur exactitude à leur cohérence ainsi quau respect des normes et procédures de lOrganisation.

Support informatique:

• Assurer la gestion du matériel informatique des droits daccès et des demandes dinstallation de logiciels et fournir une assistance de premier niveau en coordination avec les équipes internes de soutien.
• Participer aux réunions des responsables informatiques en mettant laccent sur les besoins de GRC ainsi que sur la diffusion de linformation et le suivi auprès des équipes.   
• Coordonner la participation de GRC aux projets et aux pilotes liés à lenvironnement informatique et à la sécurité numérique notamment dans le domaine de lintelligence artificielle.
• Assurer la gestion du matériel et des abonnements informatiques dans un souci de maîtrise des coûts centraliser les informations dans une base de données GRC facilement accessible aux responsables aux chargées de gestion budgétaire et au Service du numérique de la connaissance et de linformation (DKI).
• Coordonner la gestion du matériel à distance avec DKI.
• Accompagner les équipes et DKI dans la migration vers de nouvelles plateformes et de nouveaux outils conformément à la feuille de route de DKI ainsi que lors de mises à jour majeures.
• Accompagner en continu les équipes dans lapplication des bonnes pratiques et dans la gestion des projets eShare et Microsoft Teams.
• Contribuer à renforcer lautonomie des équipes dans lutilisation des outils multimédias des solutions de visioconférence et des nouvelles ressources numériques mises à disposition par DKI.

Se tenir au fait des dernières évolutions des systèmes et des outils informatiques utilisés au sein de GRC:

• Participer à des formations afin de pouvoir maîtriser de nouveaux outils évaluer leur intérêt pour GRC et le cas échéant accompagner les équipes dans leur utilisation.

Autres tâches:

• Effectuer des tâches administratives ponctuelles selon les besoins en faisant preuve de souplesse dadaptabilité et de réactivité face à lévolution des priorités et des échéances.
• Travailler en étroite collaboration avec le ou la Conseillerère en gestion des ressources afin dassurer les achats de matériel le contrôle des stocks et le suivi des dépenses en veillant au respect des règles et procédures de lOrganisation.
• Favoriser la collaboration linnovation et lamélioration continue au sein du Centre notamment en semployant activement à formuler des propositions des retours dexpérience et des recommandations destinés à renforcer lefficacité opérationnelle et la performance des équipes.
• Seconder les autres membres du personnel administratif du Centre et les remplacer au besoin en fournissant laide et les contributions nécessaires pour assurer la continuité des activités.

Qualifications :

Profil idéal

Formation

• Diplôme universitaire en administration des entreprises en gestion administrative ou en administration publique ou dans un domaine connexe. À défaut diplôme de lenseignement secondaire assorti dune solide expérience.

Expérience professionnelle

• Expérience pertinente acquise de préférence dans un contexte international notamment de lorganisation de réunions et dévénements de grande envergure ainsi que de la préparation de déplacements et de la gestion de ressources numériques. 

Outils :

• Bonne maîtrise et expérience de lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint) ainsi que de divers logiciels utilisés à lOCDE (SAP Missions Système de gestion des événements EMS Système de réservation des salles de conférence O.N.E SRP SharePoint Olis etc.) et aptitude à acquérir rapidement la maîtrise dautres logiciels.

Compétences clés :

• Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Langues :

• Maîtrise écrite et orale de lune des deux langues officielles de lOCDE (français et anglais) et connaissance de lautre avec la volonté den acquérir une bonne connaissance pratique. Connaissance de lespagnol et/ou du turc.
• La connaissance dautres langues serait un atout.

Informations supplémentaires :

Durée du contrat:

• Durée déterminée dun an avec possibilité de renouvellement.

Ce quoffre lOCDE

• Selon lexpérience salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR pour les agents basés à Paris 191 704.67 TRY pour les agents basés à Istanbul et 72 216 MXP pour les agents basés aux Mexique plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle la rémunération globale étant exonérée dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time