Office Manager (FH)

Véritable point de coordination de la vie interne de lagence vous veillez au bon fonctionnement des bureaux assurez le suivi logistique et opérationnel de lenvironnement de travail.

Au sein du Pôle Administratif de lagence et en coopération avec lensemble de ses collaborateurs vous aurez la charge les missions suivantes :

Gestion des locaux et vie dagence

• Veiller au bon état général des bureaux et des espaces communs ;

• Identifier les besoins dentretien de réparation ou daménagement ;

• Organiser les interventions de maintenance et assurer leur suivi ;

• Gérer les clés badges accès et éventuels dispositifs de sécurité ;

• Suivre les contrats liés à la maintenance des locaux (chaudière climatisation transporteur ) ;

• Participer à laménagement et à loptimisation des espaces de travail ;

• Sassurer du respect des règles de sécurité et des procédures internes ;

• Assurer la gestion du planning du flex office (toutes les 2 semaines) ;

• Réservation de vols/hôtels pour les déplacements (via FairJungle).

Gestion des stocks et des prestataires des services généraux

• Assurer la logistique des cadeaux clients : commandes préparation et envois ;

• Gérer les stocks de dotations (presse et influenceurs) entreposés à lagence réceptionner et contrôler les livraisons ;

• Gérer les fournitures de bureaux consommables produits dentretien et équipements communs ;

• En charge de la gestion du parc informatique Mac en collaboration avec lentreprise prestataire ;

• Anticiper les besoins et passer les commandes ;

• Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats fournisseurs et dépenses ;

• Respecter les budgets et signaler les éventuels écarts ;

• Participer à la négociation ou à la renégociation des contrats.

Accueil

• Assurer laccueil physique de lagence (déjeuner et fermeture agence) ;

• Organisation des Portes ouvertes (Press day) de lagence (3 fois/an) : préparation et organisation avec les équipes commande déquipements coordination avec la scénographe.

• Vous disposez dau moins 2 ans dexpérience sur un poste similaire. Une première expérience en agence ou dans un environnement créatif est un véritable atout ;

• Vous êtes une personne rigoureuse organisée autonome réactive et dotée dun excellent relationnel ;

• Vous avez un grand sens de lorganisation ;

• Vous savez faire preuve de diplomatie et de discrétion ;

• Vous êtes doté.e dun grand sens de lorganisation ;

• Ce poste nest pas éligible au télétravail.

1. Entretien avec la DRH et la Responsable Admin

2. Entretien avec le CEO