Coordinateur(trice) du Bureau

Responsabilités principales

Assistance et gestion de direction

• Assurer des tâches dassistance de direction et de gestion administrative de haut niveau auprès du Directeur adjoint et du Bureau du Directeur en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes.
• Gérer et optimiser le calendrier du Directeur adjoint : rendez-vous réunions internes/externes engagements professionnels fonctions sociales et engagements internationaux.
• Rédiger relire mettre en forme et finaliser la correspondance courante les lettres officielles les notes et les documents ; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les traductions selon les besoins.
• Tenir à jour un système de classement électronique et physique accessible et assurer la bonne gestion des documents confidentiels.
• Accueillir et accompagner les visiteurs y compris les hauts responsables dans le respect des règles de discrétion et du protocole.
• Favoriser et entretenir de solides relations de travail avec ses homologues dans lensemble de lOrganisation (par ex. bureaux du Secrétaire général/des Secrétaires généraux adjoints) les délégations nationales les administrations le secteur privé et les organisations internationales.

Communication et information

• Filtrer hiérarchiser et gérer les courriels du Directeur adjoint : rédiger les réponses réorienter les tâches traiter les éléments ne nécessitant pas lattention personnelle du Directeur adjoint et signaler les questions urgentes.
• Hiérarchiser les demandes projets et courriers entrants en assurer le suivi et veiller à leur avancement et au respect des délais notamment ceux fixés par le Cabinet du Secrétaire général.
• Coordonner les tâches quotidiennes au sein du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de linformation avec les divisions internes les délégations et les partenaires externes.
• En labsence du Directeur adjoint évaluer et faire remonter les problèmes nécessitant une attention immédiate et assurer la liaison avec les conseillers en conséquence.
• Veiller à ce que les informations soient communiquées clairement et en temps voulu au personnel et aux acteurs concernés.

• Entretenir une communication professionnelle et courtoise au nom du Bureau du Directeur avec les interlocuteurs internes et externes.

Coordination des missions et des événements

• Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions dirigées par le Bureau du Directeur : réservations de salles restauration modalités techniques mise en forme des documents invitations et coordination avec les unités de soutien internes.
• Recenser et rassembler les informations à lintention du Directeur adjoint avant les réunions importantes en fonction des informations et du programme.
• Organiser selon les besoins les missions du Directeur adjoint et du personnel du Bureau du Directeur : vols hôtels inscriptions visas ordres de mission Concur demandes de remboursement et suivi des remboursements.
• Préparer et réunir les documents de référence notes de synthèse et informations utiles pour les réunions et les missions.
• Assurer la liaison avec les responsables publics les autorités locales et les co-organisateurs afin de garantir le respect du protocole la sécurité et la bonne organisation logistique des réunions et des missions à létranger.

Autres tâches

• Travailler en collaboration et de manière constructive avec les assistants dELS et lensemble de lOrganisation.
• Contribuer aux initiatives à léchelle de la Direction visant à renforcer lesprit déquipe et le bien-être.
• Favoriser les gains defficience grâce à lautomatisation des processus de routine lamélioration continue des méthodes de travail et lutilisation doutils.
• Remplacer le/la Responsable du Bureau en cas dabsence.
• Sacquitter dautres tâches connexes le cas échéant.

Qualifications :

Profil idéal

Formation

• Très bon niveau détudes secondaires et formation postsecondaire ou expérience pertinentes acquise de préférence dans une organisation internationale.

Expérience professionnelle

• Expérience confirmée en tant quassistant(e) personnel(le) dun responsable public national ou international de haut rang. Lexpérience dans  un environnement  professionnel similaire constituerait un avantage.
• La connaissance des règles procédures et systèmes administratifs de lOCDE serait un avantage ou laptitude à les apprendre et les assimiler rapidement.

Outils

• Excellente connaissance de la suite logicielle Microsoft Office en particulier Word et Outlook.  Une expérience de lutilisation de PowerPoint serait un atout.
• Expérience des progiciels utilisés dans lOrganisation (eCouncil Concur Réservation des salles de conférence SRP ONE Author SRM etc.).
• Capacité à apprendre et à sadapter rapidement à de nouveaux outils.

  Compétences clés

  Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).

• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Informations supplémentaires :

Langues

• Parfaite maîtrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le français et langlais) et connaissance de lautre langue que la personne retenue sengage à porter à un bon niveau.

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 20 Septembre à 23H59 (heure de Paris).

Durée du contrat

• Le type de contrat sera défini en fonction des besoins du Département et sera confirmé lors de loffre dengagement faite au candidat sélectionné.

Veuillez noter que conformément aux Statut et Règlement applicables aux agents de lOrganisation lâge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Ce quoffre lOCDE

• Salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle la rémunération globale étant exonérée dimpôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut règlement et instructions applicables aux agents de lOCDE. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.  
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• La présente offre demploi pourrait servir à la constitution dun vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Processus de sélection

Pour les personnes retenues à lissue de la présélection le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme denregistrement vidéo et une évaluation des compétences professionnelles prévue en septembre 2026.  Les entretiens avec un jury sont prévus en octobre 2026.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time