Coordinateurtrice de projet Gestion des locaux

EXD/CSI/BID recherche un coordinateur ou une coordinatrice de projet qui contribuera à mettre en œuvre la stratégie de gestion des locaux de lOrganisation et à mener à bien les projets et les initiatives daménagement de lespace. La personne retenue soccupera de façon concrète de divers projets et initiatives en lien avec la gestion des espaces de bureaux laménagement de lenvironnement de travail et les déménagements de bureaux tout en soutenant une utilisation efficace des outils et des applications de gestion de lespace. Elle travaillera sous la supervision du Chef de lunité de laménagement de lespace.

Responsabilités principales

Projets relatifs aux espaces de bureaux déménagement et densification

• Coordonner les projets daménagement des bureaux de déménagement et de densification de lévaluation des besoins à la mise en œuvre en collaboration avec les clients internes et les équipes techniques.
• Recueillir les besoins des utilisateurs et préparer les synthèses de projet les études de faisabilité les différentes configurations envisageables les calendriers et les estimations des coûts afin détayer la prise de décision.
• Préparer les plans les spécifications techniques et les demandes de devis et coordonner le déroulement des travaux des architectes des sous-traitants et des autres prestataires de services.
• Intégrer les exigences en matière de technologie dans les nouveaux espaces dont les salles de réunion et la connectivité.
• Veiller à la conformité aux exigences en matière de prévention des incendies et daccessibilité notamment pour les personnes à mobilité réduite et promouvoir lergonomie des postes de travail.
• Repérer et atténuer les risques des projets relatifs au calendrier au budget et à la continuité de lactivité pendant les travaux.
• Assurer le suivi du calendrier des projets des dépenses et des risques en faisant remonter les problèmes et en garantissant une exécution en temps voulu la continuité de lactivité et lutilisation des ressources.
• Coordonner les déménagements de bureaux au quotidien sur la base des demandes des clients internes reçues via le système de tickets en collaboration avec dautres services techniques et contrôler la livraison et linstallation du mobilier et du matériel.

Analyse des données et des performances des espaces de bureaux

• Tenir à jour les plans linventaire et les registres des espaces alloués à chaque direction en coordination avec les gestionnaires des ressources dans les directions au moyen de plans 2D et de tableaux de bord.
• Assurer la liaison avec les services financiers et les clients internes afin danticiper les besoins à venir et de déterminer les surfaces allouées à des fins de refacturation.
• Analyser les taux doccupation au moyen des données issues des capteurs et des badges afin dadapter la taille des locaux aux besoins.
• Préparer la communication des KPI à la direction dont les taux doccupation le coût par m² et la densité. 
• Mener des enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs à lissue du déménagement recueillir les retours dinformation utiles et prendre des mesures correctives le cas échéant.

Achats fournisseurs et soutien à la gestion du mobilier

• Procéder à des inspections régulières du mobilier afin de garantir la sécurité des utilisateurs.
• Tenir à jour les registres dinventaires et préparer la documentation nécessaire à la mise au rebut du mobilier.
• Organiser les réparations et lentretien du mobilier par des prestataires de services externes.
• Coordonner les offres et contribuer à la sélection des prestataires de services notamment les entreprises de déménagement les fournisseurs de mobilier les consultants en gestion de projet et les sous-traitants pour les travaux.

Service client et participation des parties prenantes internes

• Nouer des relations de travail étroites avec les parties prenantes internes en attachant une grande importance au service client.
• Contribuer à la conception doutils de communication adaptés aux besoins des clients conformément aux processus établis. 
• Appliquer les stratégies de communication en vigueur afin de promouvoir les projets et les espaces de travail en accroissant leur visibilité et respecter lensemble des normes et bonnes pratiques de lOCDE en matière de communication en coopérant avec la Direction de la communication en tant que de besoin. Coopérer activement avec les divers services de lOCDE notamment ceux responsables des achats de la finance de la sécurité de la qualité de la santé et de lenvironnement ainsi que de linformatique.

Qualifications :

Profil idéal

Expérience professionnelle

• Au moins quatre ans dexpérience professionnelle de la planification la supervision et la coordination de projets dans le domaine du bâtiment (en intérieur et/ou extérieur) de petite et de grande envergure acquise de préférence au sein de grandes organisations ou entreprises.
• Expérience de la coordination de projets en lien avec les environnements de travail innovants flexibles et adaptables.
• Expérience de la coordination de projets multiples simultanés et complexes associant des clients et diverses parties prenantes et assortis de délais serrés.
• Expérience de la rédaction de documents techniques et administratifs et de rapports analytiques ; lexpérience de la conception architecturale ainsi que des compétences solides en dessin constitueraient un atout.
• Expérience de la coordination des contrats et du suivi des budgets attention rigoureuse aux détails et fort engagement à lappui dune utilisation optimale des ressources.
• Une expérience professionnelle acquise dans un environnement multiculturel constituerait un avantage.

 Outils

• Connaissance pratique des logiciels standards utilisés au sein de lOrganisation en particulier Outlook Word et Excel.
• Très bonne connaissance des logiciels daménagement de lespace en particulier AutoCAD.
• Capacité à apprendre rapidement à utiliser dautres systèmes et applications informatiques utilisés pour laménagement de lespace.

Compétences clés  

• Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 2) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 2) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 2).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE. 

Langues

• Maîtrise courante dune des deux langues officielles de lOCDE (français et anglais) et bonne connaissance pratique de lautre.

Informations supplémentaires :

Date de clôture

Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 21 octobre 2026 à minuit (heure de Paris).

Durée du contrat 

• La présente offre demploi vaut pour plusieurs postes. Le type de contrat sera défini en fonction des besoins de la Direction et sera confirmé lors de loffre dengagement faite au candidat ou à la candidate sélectionnée.

Veuillez noter que conformément aux Statut et Règlement applicables aux agents de lOrganisation lâge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans. 

Ce quoffre lOCDE 

• Salaire mensuel de base à partir de 4 638.76 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle exonérés dimpôt sur le revenu en France.  
• Cliquez ici pour consulter les Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nommée agente à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.  
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.  
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.  
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. 
• La présente offre demploi pourrait servir à la constitution dun vivier de candidates jugées aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Processus de sélection 

Pour les personnes retenues à lissue de la présélection le processus de sélection pourra comporter un entretien sous forme denregistrement vidéo une évaluation des compétences professionnelles et un entretien avec un jury. 

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres* indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time