Assistante Assistant Administratif et Projets Internationaux

Votre équipe :

Lactivité Barrages et Hydroélectricité est aujourdhui constituée des plus de 120 personnes toutes compétences confondues travaillant au quotidien sur des projets de grande ampleur au stade de la conception et en suivi de réalisation. Vous rejoindrez une équipe composée dingénieur(e)s chef(fe)s de projets et expert(e)s techniques qui interviennent sur des projets denvergure dans le développement de projets hydroélectriques à lInternational ainsi que dans la surveillance et la réhabilitation du parc de barrages existants en France.

Vos missions :

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif et commercial de projets de développement majeurs en France et à linternational tout en contribuant à la vie quotidienne de léquipe.

Suivi de projet : 

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats protocoles daccord contrats de sous-traitance factures courriers émis et reçus)
• Accompagnement du Responsable de mission et du Directeur de projets au quotidien pour respecter les délais des différentes étapes dun projet 
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance des feuilles de temps des factures des différents intervenants extérieurs.

Appui commercial : 

En étroite collaboration avec les chefs de projets et les directeurs de projets vous contribuerez activement au développement commercial :

• Participer à la rédaction et au montage des candidatures et réponses aux appels doffres (France et international)
• Coordonner les retours internes via loutil REFLEX (GO/NO GO mises à jour)
• Relancer les équipes pour collecter les éléments nécessaires aux offres
• Apporter un soutien à la constitution des dossiers techniques
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi

Gestion du Recouvrement :

Dans la continuité des missions de suivi de projet et daccompagnement administratif des affaires et en collaboration avec le credit manager vous assurez les actions de recouvrement de premier niveau suivantes :

• vous communiquez avec les responsables de mission et directeurs de projet concernés avant de suivre le scénario de relance prédéfini auprès des clients.
• Vous assurez un reporting des informations ainsi obtenues en interne et en externe au sein de loutil dédié (MyDSO).
• Vous assurez un reporting hebdomadaire des encaissements auprès de votre hiérarchie.
• Vous communiquez avec les assistantes de gestion pour leur reporter les cas de factures à déposer sur les plateformes dédiées (Chorus Cegedim) identifiés lors de vos actions de recouvrement.
• Vous participez aux points recouvrement mensuels avec votre hiérarchie et avec le credit manager.

Une formation et un accompagnement au recouvrement et à loutil MyDSO seront assurés sur le long terme afin de vous permettre une prise en main de vos fonctions dans les meilleures conditions.

Appui à la vie déquipe : 

Ces missions seront complétées par de lappui au fonctionnement de lensemble du service :

• Organiser les réunions gérer les agendas réserver les salles
• Gérer les déplacements : billets davion/train hôtels voitures
• Rédiger les ordres de mission
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Ce poste est à pourvoir en CDI et localisé à Echirolles (38).

Qualifications :

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) dune formation en assistanat gestion administrative ou commerciale BAC 2/3 minimum type BTS Pme/Pmi gestion/comptabilité ou assistant de manager avec au minimum une première expérience réussie de préférence en gestion de projet ou en appui commercial en société de service ou dingénierie.

Ce qui fera la différence cest avant tout votre savoir-être votre sens de lengagement votre capacité à vous investir et à travailler en équipe.
Si vous navez pas encore dexpérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial ce nest pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés curieux et rigoureux capables dapprendre et de sadapter rapidement.

En effet ce poste nécessite une grande organisation de lautonomie de la flexibilité et de la rigueur dans son travail. Du fait des nombreuses interactions avec les collègues nos clients et nos partenaires des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office Outlook Excel) et êtes à laise avec les chiffres les tableurs et les outils de gestion dédiés.

La maîtrise de langlais est indispensable en raison du contexte international des projets.

Informations supplémentaires :

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion protection sociale et couverture mutuelle de qualité un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusquà 2 jours par semaine 12 jours RTT 27 jours de congés hors ancienneté temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement actionnariat salarié politique de rémunération sur 3 ans de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée Artelia Academy parcours métiers mobilité interne

Notre process de recrutement :

• Echange téléphonique RH
• Entretien avec un manager opérationnel
• Entretien avec un recruteur

#LI-MT1

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time