Coordonnateur | Coordonnatrice administrative

Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve) se diviseront en 2 axes :

Volet Adminstration :

Ø Service à la clientèle :

Gestion des envois de colis et courriers;

Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal;

Commandes de papeterie et divers articles de bureau;

Gestion des appels entrants;

Participation à lorganisation dévénements sociaux.

Ø Gestion comptable payables de fournisseurs

Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs;

Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique.

Ø Autres tâches administratives

Effectuer les dépôts bancaires et transmettre linformation aux comptes payables;

Participer à loptimisation des méthodes de travail;

Effectuer toute autre tâche connexe afin dassurer le bon fonctionnement du département;

Volet Estimation :

Relevant de la direction de lestimation le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels doffres.

Principales responsabilités

• Coordination des nouveaux appels doffres
  
• Soutien au démarrage des projets destimation
  
• Préparation administrative et dépôt
  
• Coordination de louverture et des résultats des soumissions
  
  

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365 particulièrement Excel Outlook Teams SharePoint et PowerPoint.
  
• Capacité à saisir vérifier consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
  
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique de gestion des versions et de contrôle documentaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  
• Bonne connaissance de langlais parlé et écrit.
  

Compétences organisationnelles

• Excellente capacité de planification et de gestion des priorités.
  
• Grande rigueur dans la saisie la validation et la mise à jour de linformation.
  
• Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible.
  
• Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets incohérents ou urgents.
  

• Très bonne maîtrise de Microsoft 365 particulièrement Excel Outlook Teams SharePoint et PowerPoint.
  
• Capacité à saisir vérifier consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes.
  
• Bonne compréhension des méthodes de classement électronique de gestion des versions et de contrôle documentaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
  
• Bilinguisme: français anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada;
  

• Sens élevé de lorganisation.
  
• Minutie et souci du détail.
  
• Fiabilité et sens des responsabilités.
  
• Autonomie et initiative.
  
• Proactivité.
  
• Capacité dadaptation.
  
• Souci du service interne.
  

• Salaire compétitif;
  
• 4 semaines de vacances annuelles dès lentrée en poste;
  
• Programme complet dassurances collectives modulaire dès lentrée en poste;
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Programme daide aux employés;
  
• Programme de vêtements corporatifs dès lembauche;
  
• REER collectif avec cotisation de lemployeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Programmes de formation et de perfectionnement;
  
• Milieu de travail convivial;
  
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
  
• Environnement diversifié innovant et stimulant;
  
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.