Bilingual HR Assistant

Aperçu du poste

Nous sommes à la recherche dun(e) adjoint(e) bilingue en ressources humaines pour se joindre à notre équipe dadministration des RH et soutenir la prestation quotidienne des services de ressources humaines à léchelle de Calian. Il sagit dune excellente occasion de début de carrière pour une personne organisée collaborative soucieuse du détail et intéressée à développer sa carrière en ressources humaines. Vous participerez à un large éventail dactivités RH tout au long du cycle de vie des employés tout en travaillant en étroite collaboration avec les adjoints RH les adjoints RH principaux les employés les gestionnaires et dautres intervenants internes.

Responsabilités

• Maintenir des renseignements exacts sur les employés dans le SIRH et veiller à ce que les dossiers soient mis à jour en temps opportun.
• Préparer les lettres doffre la correspondance liée à lemploi la documentation daccueil et dintégration les documents relatifs aux avantages sociaux ainsi que dautres documents RH confidentiels.
• Assurer la tenue à jour des dossiers des employés des fichiers électroniques des ressources RH de la documentation et des systèmes de classement.
• Préparer et maintenir des rapports RH courants et soutenir les activités de tests du SIRH les améliorations des systèmes et les initiatives liées à la qualité des données.
• Répondre aux demandes des employés et des gestionnaires par lentremise du centre de services RH et Paie ainsi que de la boîte de réception partagée.
• Soutenir ladministration des avantages sociaux les demandes liées à la couverture les changements demploi les congés et ladministration médicale lintégration lorientation et les cessations demploi.
• Fournir de linformation sur les politiques et procédures RH les avantages sociaux les droits aux congés et les processus liés à lemploi conformément aux lignes directrices établies et transmettre les demandes plus complexes aux ressources appropriées lorsque nécessaire.
• Collaborer avec les collègues RH et les intervenants internes afin dassurer une prestation de services RH efficace uniforme et en temps opportun.
• Contribuer à lexcellence du service et à lamélioration continue en repérant les défis récurrents et les inefficacités puis en recommandant des améliorations de processus et des possibilités dautomatisation.
• Collaborer avec léquipe mondiale Technologie et données RH afin daméliorer lexpérience employé lefficacité opérationnelle lexactitude des données RH et luniformité des services.
• Soutenir la direction des ressources humaines dans la réalisation de recherches de projets spéciaux et dautres activités au besoin.

Qualifications

• Diplôme détudes collégiales en ressources humaines en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Bilinguisme (français et anglais).
• Excellentes compétences administratives organisationnelles en communication et en service à la clientèle.
• Grande attention aux détails et capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique et au rythme soutenu.
• Capacité à faire preuve de tact de discrétion et de jugement lors du traitement de renseignements confidentiels ou sensibles.
• Connaissances de base dExcel y compris la capacité dutiliser les tableaux croisés dynamiques et les fonctions RECHERCHEV.
• Aisance à travailler avec Microsoft Office Outlook les systèmes de classement électroniques et les lecteurs réseau dentreprise.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant activement avec des collègues dans un environnement déquipe virtuel.
• Volonté de poser des questions de solliciter de la rétroaction dapprendre de nouveaux processus et de contribuer à lamélioration continue.

Exigences supplémentaires

• Une expérience préalable en ressources humaines nest pas requise. Les nouveaux diplômés ainsi que les candidats possédant une expérience de stage pertinente sont encouragés à postuler.
• La connaissance des systèmes SIRH notamment SAP ou SAP GUI constitue un atout.
• Lexpérience avec SharePoint ou lautomatisation SharePoint constitue un atout.
• Capacité à cerner les problèmes simples à appliquer les politiques et processus établis et à transmettre les situations plus complexes aux ressources appropriées lorsque nécessaire.

Rémunération

50 000 $ à 54 000 $

Type de poste
Nous avons 1 poste à pourvoir.

Position Overview

We are looking for a Bilingual HR Assistant to join our HR Admin Team and support the day-to-day delivery of Human Resources services across Calian. This is an entry-level opportunity for someone who is organized collaborative detail-oriented and interested in building their HR career.

You will support a broad range of HR activities across the employee lifecycle while working closely with HR Assistants Senior HR Assistants employees managers and other internal stakeholders.

Responsibilities

• Maintain accurate employee information within HRIS and ensure records are updated in a timely manner.
• Prepare offer letters employment correspondence onboarding and benefit documentation and other confidential HR materials.
• Maintain employee records electronic files HR resources documentation and filing systems.
• Prepare and maintain routine HR reports and support HRIS testing system enhancements and data quality initiatives.
• Respond to employee and manager inquiries through the HR and Payroll Helpdesk and shared inbox.
• Support benefits administration coverage inquiries employment changes leave and medical administration onboarding orientation and terminations.
• Provide information regarding HR policies procedures benefits leave entitlements and employment-related processes within established guidelines escalating more complex matters when required.
• Collaborate with HR colleagues and internal stakeholders to support effective consistent and timely HR service delivery.
• Support service excellence and continuous improvement by identifying recurring challenges and inefficiencies and recommending process improvements and automation opportunities.
• Partner with the Global People Technology and Data Team to improve the employee experience operational efficiency HR data accuracy and service consistency.
• Support HR Management with research special projects and other activities as required.

Qualifications

• College diploma in Human Resources Business Management or a related field.
• Bilingual in English and French.
• Strong administrative organizational communication and customer service skills.
• Strong attention to detail with the ability to prioritize and manage multiple tasks in a fast-paced environment.
• Ability to exercise tact discretion and sound judgment when handling confidential or sensitive information.
• Foundational Excel skills including the ability to work with basic Pivot Tables and VLOOKUP.
• Comfort working with Microsoft Office Outlook electronic filing systems and corporate drives.
• Ability to work independently while actively collaborating with colleagues in a virtual team environment.
• Willingness to ask questions seek feedback learn new processes and contribute ideas for continuous improvement.

Additional Requirements

• Previous HR experience is not required. New graduates and candidates with relevant co-op experience are encouraged to apply.
• Knowledge of HRIS systems including SAP or SAP GUI is considered an asset.
• Experience with SharePoint or SharePoint automation is considered an asset.
• Ability to identify straightforward issues apply established policies and processes and escalate more complex situations when appropriate.

Compensation

$50000 to $54000 CAD

Position Type

We have 1 available position.

Job Title: Bilingual HR Assistant
Requisition Number: 2592
Date: September 11 2026
Location 1: Ottawa ON
Remote: Yes
Business Unit: Corporate
Department: Human Resources
Job Type: Full-time
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