Agente de soutien opérationnel

En tant quagente de soutien opérationnel tu es au cœur du bon fonctionnement de nos opérations quotidiennes. Tu assures le traitement rigoureux des documents et des dossiers de nos patientes tu prêtes main-forte à léquipe de support client et tu prends en charge une variété de tâches administratives qui permettent à nos cliniques de rouler sans accroc. Cest un rôle polyvalent et concret où ton souci du détail a un impact direct sur la qualité la fluidité et la sécurité de lexpérience patient. 

Qualifications :

Rôle et responsabilités 
Gestion documentaire et traitement des fichiers 

• Trier classer renommer et téléverser les fichiers PDF (résultats de laboratoire requêtes formulaires correspondance) dans les bons dossiers et systèmes selon les conventions établies. 

• Vérifier lexactitude et la lisibilité des documents reçus repérer les pièces manquantes incomplètes ou mal acheminées et effectuer les suivis nécessaires auprès des bonnes personnes. 

• Fusionner séparer numériser et archiver des documents en maintenant lintégrité et la traçabilité des dossiers. 

• Respecter en tout temps les règles de confidentialité et de protection des renseignements personnels de santé. 

Soutien au service à la clientèle 

• Gérer les demandes des patientes par courriel clavardage téléphone et réseaux sociaux en garantissant des réponses rapides précises et bienveillantes. 

• Rediriger efficacement les cas plus complexes vers les bonnes personnes ou départements et suivre les dossiers jusquà leur clôture. 

• Identifier et documenter clairement les problèmes techniques rencontrés par les utilisateurs (bugs dysfonctionnements etc.) pour les équipes concernées. 

• Contribuer à maintenir à jour la base de connaissances (FAQ macros Zendesk) avec un souci du détail et de la cohérence. 

• Offrir une expérience chaleureuse rassurante rapide et efficace fidèle aux valeurs de Prelib. 

Soutien administratif et tâches connexes 

• Effectuer la saisie et la validation de données la préparation de documents et la tenue de registres. 

• Repérer les irritants et les tâches répétitives et proposer des améliorations aux processus et aux outils. 

• Accomplir toute autre tâche connexe raisonnablement déterminée par Prelib selon les besoins opérationnels. 

Éducation et expérience 

• Aucun diplôme précis nest exigé : cest ton expérience ta rigueur et ta fiabilité qui comptent. 

• Expérience en soutien administratif en gestion documentaire ou en service à la clientèle. 

Compétences 

Exigences 

• Excellent français à loral et à lécrit avec un ton humain clair et professionnel. 

• Anglais fonctionnel à lécrit (voir la note ci-dessous). 

• Rigueur et minutie : tu remarques le détail qui cloche dans un dossier. 

• Sens de lorganisation et de la méthode : tu gères un volume élevé de documents et de demandes sans perdre le fil. 

• Discrétion et respect rigoureux de la confidentialité des renseignements de santé. 

• Capacité à traiter plusieurs tâches simultanément avec calme rigueur et efficacité. 

• Aisance avec la technologie (suites bureautiques outils de gestion de fichiers PDF plateformes infonuagiques). 

• Grand sens de lempathie et esprit déquipe. 

• Autonomie fiabilité et sens de linitiative : tu es naturellement portée à faire aboutir les choses dans un environnement en évolution rapide. 

Atouts 

• Diplôme détudes secondaires professionnelles ou collégiales en bureautique en administration ou dans un domaine connexe. 

• Expérience dans le domaine de la santé. 

• Connaissance de la suite Zendesk. 

Note sur lexigence linguistique 

La connaissance de langlais est requise pour ce poste puisquun nombre important des demandes reçues par courriel clavardage et réseaux sociaux nous sont adressées en anglais et que la personne titulaire du poste doit y répondre directement sans intermédiaire. Avant de publier cet affichage Prelib a évalué les moyens raisonnables déviter dimposer cette exigence notamment la réorganisation des tâches au sein de léquipe et le recours aux ressources déjà bilingues et a conclu quaucun de ces moyens ne permettait dassurer le service à cette clientèle. 

Informations complémentaires :

Lieu de travail et horaire 

Tu seras basée au bureau administratif de Prelib à Montréal à raison dun minimum de trois (3) jours par semaine sur place. Les autres quarts peuvent être effectués en télétravail. 

Il sagit dun poste à temps plein de 35 à 40 heures par semaine incluant des quarts de travail une fin de semaine sur deux. Tes heures de travail hebdomadaires peuvent varier en fonction des besoins opérationnels de Prelib ou à la discrétion de ta ou ton gestionnaire. En raison de la nature de nos opérations et de la fluctuation de nos besoins des ajustements ponctuels à ton horaire pourraient être requis. Dans la mesure du possible ces changements seront communiqués avec un préavis raisonnable et Prelib sefforcera de tenir compte de tes besoins et contraintes personnelles. 

Conditions de travail 

• Taux horaire de 19$ à 22$
• 3 semaines de vacances pour te reposer 
• 5 journées personnelles payées
• Milieu de travail collaboratif humain et inclusif
• Culture dentreprise forte axée sur le respect lécoute et la reconnaissance
• Flexibilité organisationnelle et souci réel du bien-être des employé.e.s.

Prelib valorise la diversité et linclusion et encourage les personnes issues de groupes sous-représentés à soumettre leur candidature. Lauto-identification est possible sur une base volontaire dans la lettre de motivation. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time