Adjointe Exécutive (PDG)

En tant quadjointe de direction vous assisterez le PDG de MEDFAR Elias Farah ainsi que léquipe de direction afin de faciliter lorganisation de présentations de réunions du conseil dadministration et dautres événements selon les besoins. Sous la responsabilité du PDG vous participerez à la préparation à la révision et à la mise en forme de documents et de présentations dans le respect des délais fixés dans le cadre dinitiatives stratégiques visant à favoriser la croissance de MEDFAR.

Ladjointe de direction se raooirtera au PDG et aura pour mission :
Soutenir et assister le PDG

• Assister le PDG dans toutes ses tâches administratives notamment la gestion de son agenda la coordination des réunions la rédaction de-mails et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes
• Coordonner les demandes dorganisation de déplacements du PDG et des autres cadres dirigeants
• Aider le PDG à gérer efficacement ses priorités ses échéances et son temps en veillant à une allocation efficace des ressources
• Participer au processus de préparation de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).
• Gestion des dépenses : contrôler et gérer les notes de frais du PDG en veillant au respect des politiques de lentreprise et en approuvant les notes de frais des cadres supérieurs
• Organiser des points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG
• Gérer certaines affaires personnelles du PDG.

Assistance à la Chief of Staff

• Organiser des points de contact hebdomadaires avec la Chief of Staff
• Assister aux réunions hebdomadaires de la direction et/ou de léquipe de gestion et fournir les comptes-rendus de réunion et les listes dactions à mener selon les besoins
• Participer à la planification et à lorganisation des lunchs daffaires de léquipe de direction des réunions du conseil dadministration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris les repas ainsi que le montage et le démontage des événements)
• Assurer le suivi auprès des différents collaborateurs en vue de la préparation des présentations
• Diriger et coordonner des projets spéciaux (par exemple les locaux les événements les lacs à lépaule)
• Organiser et conserver les informations confidentielles de lentreprise les dossiers des dirigeants et la documentation en veillant à ce quils soient facilement accessibles et consultables.

Assistance à léquipe de direction

• Coordonner les demandes dorganisation de déplacements des membres de léquipe de direction
• Participer au processus de préparation de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).

Autres

• Collaborer avec les RH ou dautres cadres sur des projets spécifiques (par exemple événements dentreprise réunions générales)
• Gestion des locaux : gérer les fournitures de bureau coordonner les commandes hebdomadaires de café de lait et de collations pour le bureau etc.
• Collaborer avec la direction de limmeuble et dautres fournisseurs pour veiller à ce que les locaux soient maintenus conformément aux normes (entretien général etc.)

Lieu de travail et horaires

• Ce poste exige que ladjointe de direction soit présent(e) au bureau tous les jours.
• Disponibilité en dehors des heures de travail normales en cas de besoin.

Qualifications :

• Vous êtes titulaire dun baccalauréat en administration en communication ou dans un autre domaine connexe ou vous justifiez dune expérience équivalente ;
• Au moins 5 ans dexpérience dans un poste similaire ;
• Maîtrise des outils Microsoft et Google Suite ;
• Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ;
• Discrétion diplomatie proactivité et rigueur avérées ;
• Solides compétences relationnelles ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français).

Informations complémentaires :

Rejoindre les rangs de MEDFAR cest travailler dans un environnement dynamique où la confiance linnovation la qualité et le succès client guident nos journées. Chez MEDFAR nous promouvons lefficacité et lexcellence en santé en offrant le dossier médical électronique (DMÉ) le plus performant sur le marché.

• Une couverture dassurance collective généreuse dès le premier jour dembauche
• Vacances rémunérées entre Noël et le Nouvel An
• Une culture dentreprise axée sur la transparence la collaboration et linnovation

Notre processus de recrutement :

• Entrevue avec un recruteur (30 à 45 minutes)
• Entrevue avec la Chief of Staff (60 minutes)
• Test/étude de cas (à réaliser chez soi)
• Entrevue avec le PDG (90 minutes)

Avec nos bureaux situés à travers le monde la maîtrise du français et langlais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients dautres provinces ou pays le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant lutilisation du français. 

Chez MEDFAR nous valorisons la diversité léquité et linclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu quelle que soit son origine son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif nous offrons des mesures daccommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.

MEDFAR a souscrit volontairement à un programme daccès à légalité en emploi (PAÉE). Les candidatures des femmes des minorités visibles des minorités ethniques des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme daccès à légalité en emploi (PAÉÉ). Lauto-identification nest pas obligatoire mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre dune embauche ou dune promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer lemploi.

Pour mieux comprendre le processus dauto-identification vous pouvez consulter ce guide.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time